インターンシップ座談会2：開かれたテレワーク環境が若者たちを魅了する
やさまち総研 with ダンクソフト ─デジタルがつくる、あかるく・やさしい地域の未来─
インターンシップ座談会：僕にとってある意味、理想的な職場かもしれない。
安全な個人情報の管理だけでない？ プライバシーマークの５重効果
インターネットが普及して、デジタルを使って便利さを手に入れた一方で、個人情報をめぐって、企業が甚大な被害にあう事件が増えています。ハッカーによって大手企業が標的にされ事業が停止するなど、近年よく報道されるようになりました。いまや、個人情報保護の有効な対応が、優先度の高い経営課題となりました。
そこで今回は、プライバシーマーク（Pマーク）についてお話しします。プライバシーマークとは、個人情報の保護に関わる第三者認定制度です。
ダンクソフトは、このPマークの認証をいち早く取得しています。今回のコラムは、ダンクソフトの経験を通じて、Pマークの重要性や2年ごとに実施される更新審査などをご紹介します。さらに個人情報を安全に管理するばかりでなく、そのプロセスから生まれてくる５重の複合効果についても、お話しします。
┃新基準で加わった「トレーサビリティの確保」とは
ダンクソフトでは、2006年にプライバシーマーク（Pマーク）を取得しています。お客様のプロジェクトを行うために取得が必須だということがありますが、ダンクソフトのような20数名規模の会社でPマークを取得しているケースは多くはないと思います。
実際、Ｐマークの取得率は、上場企業でも2割ほどといわれています。そんな状況もあって、「ウチの会社は関係ない……」と思っている経営者の方も多いのではないでしょうか。
しかし、個人情報は企業が扱う情報の中でも、もっとも基本的なものです。その保護への関心は年々高まっています。
2022年には個人情報保護法が改正され、それにともなってＰマークの基準も変更されました。個人情報における「トレーサビリティの確保」が義務づけられたこともそのひとつです。
この「トレーサビリティの確保」とは、個人情報のやり取りを、追跡可能な状態にすることを言います。ですので、個人情報を提供する側と、受け取る側の双方が、個人情報取り扱いの記録を残すことが求められます。
ダンクソフトだけが実施してもだめで、取引先にもそれが求められるということです。この変更に対応して、ダンクソフトでは名刺の発注を、それまで長く付き合ってきた会社からＰマークを取得した企業へと、やむなく変えざるを得ませんでした。
このように、個人情報のマネジメントが、名刺1枚にも関わってくるわけです。ある程度の規模がある会社はもちろんのこと、規模にかかわらず、これから積極的にビジネスを広げていこうとする会社であれば、業種にかかわらずＰマークの取得をぜひ検討してみることをお勧めします。
┃「ペーパーレス化」は、プライバシーマーク取得とともに推進
Ｐマークを取得する理由は、主に、企業としての信頼性を高めることがあげられます。皆さんも、個人情報がきちんと管理できる会社にプロジェクトを依頼したほうが、安心しませんか。また、採用活動などでもよいPRになることが期待されます。
ただ、実際に取得してみた経験では、Ｐマーク導入には、それ以外にもさまざまなメリットがあることに気づきました。
まず第1に、「ペーパーレス化」による業務改善や働き方改革がすすみ、とても役立ちました。
個人情報は、顧客リストや管理台帳ばかりでなく、注文書や請求書まで業務に関わるさまざまな情報に関連しています。Ｐマークを取得するためには、これら情報を、安全に効率的に管理することが不可欠です。そのためには、紙ベースではなく、データベースによる運用に切り替えるなど、必然的にペーパーレスを促進することになるわけです。
2006年当初は、まだ当社でも、社内のシステムを作っていなかったので、全部、紙で対応していました。ExcelやWordで書いたものを、出力してファイリングし、保管していたんです。それを、最初はマイクロソフトのシェアポイントに入れるようにつくったのが2008年です。そのタイミングで、経費の仕組みをつくって、ダンクソフト内のペーパーレス、サインレス、キャッシュレスができていきました。
紙で管理していたころは、たしか、毎月400枚ぐらいの紙が出てくることになってしまいました。個人情報に関わる書類の中でも、とても煩わしくずっと悩ましいものがありました。それは、社員の勤怠管理に関わるものでした。顧客ばかりでなく社員に関する情報も、企業が保護しなければならない重要な個人情報なのですね。
Pマークの規定に合わせて制度をつくって運用すると、それまで割と適当にしていたものがしっかりした管理になりました。その結果、たとえば遅刻届けや早退届けなどの、社員たちから届けられる勤怠に関わる書類だけでも、毎月そうとうの量の紙になりました。
そこから誰がいつ休むのか、休みなのか遅刻なのかなどをタイムリーに調べるのは、たいへん面倒な作業でした。
そこで、Ｐマーク導入後に、いろいろと現実的なオペレーションを目指すなかで、クラウドサービスを活用して書類のデジタル化、データベース化を進めました。その結果、だれがいつ休暇を取るのかなどの情報にすぐアクセスできるようになるなど、業務を、画期的に効率化することができました。
┃Pマーク対応をプロジェクト化、「人材育成」の機会に
第2のメリットとして、Pマーク業務を「人材育成」の機会として活かせたことです。
Pマークは有効期限が設定されていて、2年ごとに更新の審査を受けます。そのためには、審査書類の作成などいろいろ準備をしなければなりません。また、機関の審査員が来社して現地審査も行われます。
一見面倒に感じるのですが、ダンクソフトでは、こうした更新審査の準備などPマーク業務を、入社したての社員や入社歴が浅いスタッフが担当する仕組みをつくりました。
更新書類を準備するためには、Pマークについて精通することになります。それだけでなく、社内のさまざまな情報、仕組みにアプローチして、深く理解することになります。準備のプロセスを通じて業務への知識が深まり、ITのリテラシーも高まります。
もちろん、その結果、個人情報ばかりでなく、会社のさまざまな情報を、安全に効率よくマネージすることへの意識が高まるわけです。さらに、Pマーク関連情報を入社歴のまもないスタッフから発信することによって、長年在籍しているスタッフも含めて、ダンクソフト全体での意識も高まっていく効果があります。ダンクソフトが重視する「Co-learning（共同学習）」の機会として、活かされています。
┃経営者の姿勢が問われる現地審査、その実態
Pマークの審査では、書類提出の後、審査員2名が来社して、審査を行います。10時から17時までなので、結構、長時間かけて審査しますよね。
1日の最初は、経営者のヒアリングから行われます。初めて取得した時には20-30分程度のヒアリングでしたが、今では15分ほどになっています。プライバシーマークを、経営者自身がどう考えていて、どう体制が成り立っているかをきかれます。ここで経営者が何を語るかで、その会社の方針が分かるため、ヒアリングを重視しているようですね。
今回は、経営者の意識が高いと評価されました。セキュリティに関して、独立行政法人情報処理推進機構（IPA）から取材をうけた記事を、審査員の方が読み込んできたようでした。
2006年を振り返ると、最初の審査のとき、この経営者ヒアリング時に、組織の中でも理解が低い人が、その組織の姿勢を表しますよ、と言われました。そのレベルを上げていくことが、組織の力になります、と。
その通りですよね。そこでダンクソフトでは、新しい人が入社すると、必ず社内レクチャーを行っています。また全社員が半年に1度、Pマーク担当者がつくったテストを受けることになっていて、定期的に理解度を確認しています。
先日は、担当のひとりである竹内が用意したテストでした。阿南工業高等専門学校で授業をうけもっているだけあって、ひっかけ問題が含まれているんです。これがひっかかってしまうんですよね、点数に満たないと追試なので、私自身も心してテストに参加しています。
ダンクソフトがPマークを取得してから20年近くが過ぎました。いま改めてチームを見れば、情報管理に関わる会社全体の力が格段に高まったように感じています。
多くの企業では、総務部などで一括して業務を行い、義務的に遂行するケースが多いようです。ダンクソフトのように、全社プロジェクトとして推進する仕組みと体制をつくっていることは、審査員から評価されたポイントのひとつです。
┃審査員たちが感嘆したダンクソフトの“スマートオフィス”
2年ごとに実施されるPマークの更新審査は、ペーパーレスをはじめ、仕事の効率化がどれだけ進んだかを再確認する、とてもよい機会になっています。2006年、最初の取得審査の時には、紙の書類を膨大に用意しなければならず、テーブルに乗り切らないほどの量でした。それが更新審査の度に少なくなり、当初は丸１日かかっていた現地審査の時間も短く済むようになってきました。
今年はちょうどその更新年で、ダンクソフトが新オフィスに移転したばかりの7月に、審査員が来社して現地調査が行われました。
ダンクソフトでは、個人情報に関わるものをはじめ、社内で扱う書類のすべてをデータベースに保管し、クラウドサービスの「kintone（キントーン）」を利用して独自の仕組みで管理しています。その結果、書類も年々減少しています。
新オフィスには、メインのオフィス・スペース１ヵ所と、書類を補完するだけの別部屋、これら2つのスペースがあります。メイン・オフィスには、今では、紙の書類を入れておく棚はありません。書類はといえば、小さな別部屋のなかに、書棚2段ほどしかありません。ちなみにPマークを取得した10数年前は大きな書棚が10以上もありました。
現地調査に来た審査員は、その整然とした仕組みに驚き、感嘆した様子でした。審査後の雑談で聞いたのですが、未だにほとんどの会社が膨大な書類によって管理を行っており、審査もたいへんだそうです。Excelで作られたファイルがバラバラに存在して探すのが大変だということ。
ダンクソフトの場合は、データベースで簡潔に整理されて、すべての情報が連携しているシステムなので、Excelは使わずに、データはデータベース上にあります。検索、抽出も容易です。日々進化している理由は、情報システム構築レベルの高さにもあると思います。
ですので、ダンクソフトのような会社は希少だという話でした。多くの企業がダンクソフトのような個人情報管理の方法になればいいですね、と、コメントをいただきました。
┃レベルアップをめざすなら、外部の基準や視点を取り入れること
この話を聞いて、改めて、ダンクソフトが提唱し、実践してきた「スマートオフィス」の効果を再認識しました。そして、もっとさまざまな企業・団体にも、チャレンジをしていただきたいと思います。
ビジネスの基盤を強化し、企業としての信頼を高めるPマークの取得、そしてそのPマークを機会にペーパーレス・キャッシュレス・サインレス化を進めていきたいと考えるなら、ぜひダンクソフトにご相談ください。
ある程度の規模、たとえば、10人以上の企業・団体なら、取得を検討してみるとよいのではないでしょうか。ただ、会社の規模は本来的には関係がないと思います。むしろ、規模を問わず、成長しやすい方向に組織を変えていこうとするならば、外部からの確認が入ることが、ガバナンスやBCPの観点からは重要です。
組織は、何も手をかけずに放っておくと、どんどんレベルが下がっていきます。自社の質について、レベルを維持し、さらに上げていくためには、外部の基準を取り入れると近道だと考えています。ぜひご一緒に、実践していきましょう。
明るく楽しいデジタルの未来をつくる ─ ダンクソフトのグランド・ナラティブ─
データベース保護の重要性 ─未来企業のリスク・マネジメント─
最近、個人情報に関わる情報漏えいのニュースをしばしば耳にします。もしも会社がこのような事態に直面してしまった場合、ビジネスに支障が出るばかりでなく、社会的な信頼を失い存続すら危うくなってしまいます。「ヒト」に関わる情報を守ることは、経営者が先頭に立って取り組むべきとても重要なテーマ。そこで今回のコラムでは、個人情報のマネジメントに関わる課題と解決のためのポイントをまとめてみました。
┃江戸商人に学ぶデータベースの管理術
今回お話ししたいことを整理しているうちに、ある絵が私の頭の中に浮かんできました。「稀代勝覧」（きだいしょうらん）と呼ばれる絵巻物です。これは、江戸時代後期の日本橋の様子を描いた、長さ12メートル余りもある絵巻。作者は不明で、1995年、ドイツの屋根裏部屋で発見されたという数奇な運命を持っています。
以前のオフィスに近い地下鉄・三越前駅のコンコースに展示されていて、通勤時にいつも見て気になっていたものでした。
この絵巻には、当時の日本橋通りに連なるお店の様子、行き来する人々の表情などが精緻に描かれています。その中でも目をひいたのは、「大福帳」を扱う専門の商店があることでした。
この大福帳は、お客さんのさまざまな情報を詳細に記した台帳です。当時の商店にとって、商売のベースになるものでした。現代でいうならば、顧客データベースですよね。江戸で火事が起こると、商人たちはまっ先に大福帳を持ち出して、井戸に投げ込んで守ったそうです。大福帳は丈夫な和紙を使い、水に溶けない特殊な墨で書かれ、乾かせば復元できたそうです。江戸の時代でも、お客さんのデータはそれほど大事に扱われていたのですね。
┃もしも個人情報が盗まれてしまうと……
企業が扱う情報の中で、もっとも気をつかわなければならないのが「ヒト」に関わる情報です。このことは江戸から現代に時を移しても、変わりません。最近では、マイナンバーカードにおける情報問題は誰もが知っていますし、大手IT企業のコンピュータがウイルスに感染し、個人情報が漏えいしました。
このようなニュースはもはや日常茶飯事になっていて、企業の規模にかかわらず、真剣に対策を考えなければならないリスクとなっています。万が一、自社が個人情報を流出するような事態に陥ってしまった場合、ビジネスに支障が出るばかりでなく、会社としての社会的信頼が損なわれ、存続すら危うくなってしまいます。
「ヒト」の情報を守ることは、経営者が最優先で取り組まないといけない重要課題といえます。起こるだろうリスクには、前もって対応しておきたいものですよね。先々のリスクを想像して、手前から対応しておくことも、大事なクリエイティビティだと常々考えています。
┃顧客情報をExcelで管理していませんか？
中小規模の会社でよく見られる問題が、個人情報を含む顧客情報をExcelなどのビジネス・ソフトで安易に管理しているケースです。また、Webサービスで収集した個人情報を、そのままWebに残しているような場合も危険です。インターネットを介して盗まれたり、関係者や社員がUSBメモリなどを使って持ち出すケースが、しばしば起こっています。
このようなリスクを未然に防ぐために、いつもアドバイスしているのが「データベースの活用」です。顧客ごとに独自の番号などをふり、データベースに格納します。いわゆる「顧客マスター」、「マスター・データ」ですね。
大切な情報をデータベースに隠すことで、外部の攻撃からデータを守ることができます。また、不正なアクセスがないように、データを監視することも可能です。大切な顧客情報を、頑丈な金庫にしまって守るイメージです。
┃データベースを「無価値なもの」にしないために
個人情報に関わるデータは、あちこちに分散させず、ひとつのデータベースで管理することも、非常に重要なポイントです。漏洩や流出などの事故を防ぎます。
例えばダンクソフトでは、顧客、潜在顧客、社員、パートナーなどの情報を、ひとつのデータベースの中に格納しています。データはそれぞれグループ化してありますので、使うときにも楽に作業ができます。この工夫によって、バラバラのExcelをいくつもつなぎあわる必要もなく、セキュリティも強化できますし、業務の効率も格段にアップします。
さらに大事なことは、その先の使い勝手まで考慮しておくこと。データベース化のメリットは、情報を安全に格納するばかりではありません。蓄積したデータを使って分析して、将来のビジネスに活用することが大事です。そのためにも、多少面倒でもデータの登録にはひと手間かける必要があります。
マスター・データの登録にあたって、よく見られる悪例に「その他」を多用することがあげられます。
たとえば「潜在顧客」を登録する場合、区分けがよくわからなかったり、その時には重要と思われなかったりする情報などを、「その他」という区分をつくって、次々と登録してしまうことがよくあります。顧客情報ばかりでなく、販売した製品やサービスなどの場合でも同じです。現象としては、多くのデータに、「その他」＝「99999」などという数字がふられてしまいます。
このように、その時には面倒だからと大雑把に登録すると、あとからデータを分析しようとしても、結局はほとんど役に立ちません。その結果、改めてExcelでデータをまとめ直したりすると、そこでまた情報漏えいの危険にさらされることになります。せっかく苦労して作成したデータベースが無価値なものになってしまうのですね。データを外に持ち出さず、データベースのところで作業できるようにして、留めておくことが大事です。
┃「ヒト」の情報は、会社にとって信頼の基盤
スマートオフィスは「伝票」のペーパーレス化から：カギは「一元化」はこちらです。
https://www.dunksoft.com/message/first-action-to-start-smartoffice-is-how-to-deal-with-integrity-of-slips
前回のコラムでは、ペーパーレス化に向けてまっ先に取り組むものとして、発注書や請求書など、社外に向けた伝票を紹介しました。
実はこれらと同じくらい、ペーパーレス化をすると業務効率が格段に高まる書類があります。それは、遅刻届や早退届など、社内で扱う書類です。
これらはヒトの労働時間をマネジメントするために欠かせないデータです。近年では、教員の残業がクローズアップされたり、物流業界で「時間外労働の上限規制」が適用されたり、労働時間に対する社会の視線が厳しくなっていますよね。
社員たちの労働時間を効率的にマネジメントすることは、今後、企業が社会からの信頼を得るために欠かせない条件になっていきます。また、労働時間は、人件費などお金の管理にも直結します。労働時間も人件費も、大きな意味では「ヒト」に関わる情報です。「ヒト」にまつわる情報は、企業にとっては信頼の基盤となるもの。経営者が優先的に守るべきものです。
┃ダンクソフトでは保護体制の証「プライバシーマーク」を取得
「ヒト」に関する情報、つまり個人情報の保護体制を評価する認証制度に「プライバシーマーク」があります。
ちょうど5月半ばに発表されたデータでは、2024年3月時点の取得企業数は17,681社です。令和3年時点での企業数が368 万社ですから、全体では取得率が0.5％程度ということになります。まだまだ経営者の意識が時代の動向に追い付いていないのでしょう。
一方、ダンクソフトは、スタッフ20数名規模の企業にも関わらず、プライバシーマークを取得しています。この規模の会社ではまだまだ早いほうですね。
【参考】付与事業者数の詳細：https://privacymark.jp/certification_info/data/index.html
認証にあたっての審査では、審査員が会社を訪問してチェックします。私自身も経営者という立場でヒアリングを受けました。その時に聞いた言葉が今でも印象に残っています。
「誰ひとり取り残されることなく、社員全員で個人情報の重要性を認識しなければならない」というものでした。
さて、これを実践するためにはどうすればよいでしょうか。
社員の中でも情報管理に対して知識が薄いのは、入社したてのメンバーです。そこで、ダンクソフトでは、新しく入社したメンバーにプライバシーマーク業務を任せることにしました。
この認証は2年ごとに更新が必要です。デジタル環境・オフィス環境も進化しているので、ルールも年々変わっていきます。そこにキャッチアップしていくことで、最先端のプライバシー保護について理解が深まります。
その結果、2年ほど担当すると、誰もがプライバシーマークに精通し、詳しくなります。当然、ダンクソフト全体でのプライバシー保護への認識も高まります。
余談ですが、更新時には、紙で印刷して資料を郵送するんです。当社のようなプリンターを持たないデジタル企業が、241ページの書類を印刷して郵送するので、毎年、滑稽に思っています。このプロセスをデジタル化してほしいと思っています。認証の審査員が、ダンクソフトのオフィスにくると、ペーパーレスなオフィスを見て、毎回驚かれますね。
ともあれ、人材育成の観点も含め、個人情報のマネジメントは、経営者にとって重要な仕事であることを改めて実感しています。いまや取引先によっては、プライバシーマーク取得を義務付ける企業も出てきています。
インターネット、ソーシャル・メディア、クラウド、生成AI…。様々なテクノロジーを活かしたビジネスが常識の時代になっているからこそ、リスクに備えたいものです。未来に向けて、ご一緒に、今から準備を始めることをお勧めします。
スマートオフィスは「伝票」のペーパーレス化から：カギは「一元化」
「スマートオフィス」とは、インターネットやデジタル・ツールを積極的に活用して、仕事をラクにし、どこからでも働くことのできる環境を整えたオフィスのこと。
私たちダンクソフトが提唱している、これからの企業の在り方です。
これまで何回かお話をしてきましたが、今日はもう少し踏み込んで、実践に向けてのファースト・ステップを紹介します。
┃ペーパーレス化のはじまりは、紙類の分類から
「オフィスのスマートオフィス化」をしようと思い立った時、皆さんなら、どこからはじめますか。ダンクソフトは、「ペーパーレス化」からはじることを、おすすめしています。
「ペーパーレス」というと、その言葉の響きから、何もかも紙をオフィスからなくすものと考え、たいへんそうに思う人も多いかもしれません。しかし、職場にあふれる紙は、実際にはいくつかのタイプに分類されます。段階的に手をつけていくことで、スムーズにスマートオフィスへと変身します。
手始めに、オフィスにある紙類を見渡してみてください。
オフィスの紙類は、大きく2種類に分けられます。ひとつは「書類」。日々いろいろな文書を作成していますよね。もうひとつは、「伝票類」です。この２つのうち、大事なのは「伝票類」のほうです。
伝票とは、入金伝票・出金伝票・振替伝票・仕入伝票・売上伝票など、金銭の出入や取引内容などを記入する、一定の様式を備えた紙のことです。取引についての責任を明らかにして、後の証拠ともなる、経営にとって大事な書類です。見積書・納品書・請求書・領収書など、取引先とやり取りする帳票類も含めます。
これらが、なぜ企業にとって大事な紙類かというと、企業を存続していくために大事な情報だからです。また最終的に税務署に証明するため、トレイサビリティを高めて、わかりやすくしておかないといけないですよね。
「書類」ももちろん大事で、スマートオフィスにするためには、インターネット上にのせていく必要があります。ですが、今回は、より重要で、スマートオフィス化の入り口に最適な、「伝票類」をどう扱えばいいかについて、お話ししていきます。
┃「伝票類の一元化」が、成功の秘訣
情報理論のなかに、「Integrity（インテグリティ）」という考え方があります。データを正確にそろった状態にしておくことをいいます。
しばしば完全性と訳されますが、いうならば「一元化」です。情報を扱うときには、「Integrity」（一元化）を最初から念頭において、情報の構造をつくることが大事です。
どういうことでしょうか？
21世紀に入って、会社内でも、ひとり1台のパソコンが持てるようになりました。つまり、一人ひとりExcelやAccessなどが使える環境ができました。
ただ、これによって逆に、データが一元化されず、バラバラになる現象が加速したともいえるんですね。この結果、経理システムはなんとなくあっても、それぞれが手元で作ったデータをまとめる作業に手間がかかることになりました。
（ちなみに、もし、ファイルが電子化されていないこと、つまり伝票類を「紙だけ」でやり取りをしていて、デスクの周りや棚に積み重ねているとしたら、これは要注意です。）
ためしに、皆さんが取り扱う伝票を集めて、見てみてください。実は、入力されている情報は、似ている情報ばかりだということに気が付きませんか。
お客様の名前、社内担当者の名前、何にお金を使ったのかという情報。
これらには、品目がでてきて、いくつあったのか、それらがいくらだったのか、単価がいくらで、掛け合わせるといくらで…、という情報が複数行あって、日付が添えられます。
つまり、人・モノ・金・時間に関する情報です。社内の経費精算についても大体同じような表現ですし、見積書や請求書も同様です。
さらに、伝票そのものが、社内外のあちらこちらに伝わっていきます。たとえば、見積書の内容が、のちに納品書になり、請求書にかかれて、領収書が作られます。
伝票の名前はそのたびに変わっていきますが、基本的に入力されているデータは、「同じ」データです。最初に入れたデータがのちにも使われることさえわかれば、最初から構造を考えてデータの一元化をしておけば、とても楽になるわけです。
┃「ペーパーレス、キャッシュレス、サインレス」の、セットで解決できる
ところが、インテグリティ（一元化）を意識していない会社は、とても面倒な作業に悩まされています。そのうえ、データの集計を誤る可能性もあります。
たとえば、期末になると部門ごとにデータを集めて合計しますよね。このとき、合わないデータ・正しいデータを精査する作業に、数週間かかってしまったりもします。
最近では、RPAというロボットが登場しています。 Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略で、人間に代わって高度な作業をするものです。
例えば、RPAを導入すれば、情報を持ってきて転記するようなこともできるという話がありますが、これを企業が導入するには、高度な運用ための人材が必要になるので、まずはどなたでもできる取り組みやすい一元化から着手するほうが賢明でしょう。
ということで、日ごろの業務のなかで、一人ひとりが、伝票をいかにひとまとめにしていくか、意識することがミソ。もともと一元化されていたら、データは二重化、三重化することはありません。
このように、伝票を一元化すると、保管する紙類が大幅に減って、オフィスが見違えるようにすっきりしてきます。
それだけではありません。社員たちがこれまで手間暇かけてやっていた大量の作業が減り、クリエイティビティを発揮する仕事により多くの時間を使うことができます。
これが、「スマートオフィスは伝票のペーパーレス化から始めよう」と日頃からお話ししている1番の理由です。
また、デジタルによってできることは、ペーパーレスだけではありません。キャッシュレス、サインレスも同時に実現できます。
私は、この3つ「ペーパーレス、キャッシュレス、サインレス」は、スマートオフィスを実現する上では、ワンセットだと考えています。
仕事のなかの手間やムダをとりのぞき、その分の時間を、もっと必要なこと、もっと創造的なことに使えるようになるからです。もちろん、仕事を早く終え、その分、休暇や自由な時間も楽しむというメリットもあります。
┃日本でよくある光景（１）：データのばらつき（マイナンバー・カードを例に）
ただ、実際には「一元化」が阻まれるケースもあります。ここには、日本特有の事情がいくつか見られます。
ひとつは、日本語表記です。文字データを扱う人やモノのデータは、慎重な配慮が必要です。これには、日本のコンピュータ環境ならではの問題があります。
もしも、「田中一郎」という同姓同名の社員がいる場合、各人を明確に分けられるようにする必要がありますよね。
また、「タナカイチロウ」「ﾀﾅｶｲﾁﾛｳ」といったように、全角・半角の両方で表記できてしまうので、これも統一する必要があります。
特に「人」についての情報は、データの根幹となるものですから、徹底した管理が求められます。
わかりやすいやり方が番号を用いるもの。政府が進めているマイナンバー・カードがよい例ですね。もっともマイナンバー・カードについては、その番号と情報の紐付けをめぐって、いろいろなトラブルが起こっていますが……。
日本特有のコンピュータ環境を理解して、データのばらつきを抑え、一元化されたデータ基盤をしっかりつくっておかないと、デジタル化を進めたつもりでもすぐに頓挫したり、思わぬトラブルに直面してしまうことがあります。
┃日本でよくある光景（２）：Accessの光と影
Excelよりも大量のデータを扱える、かつて爆発的に流行ったデータベースソフトがあります。それが、マイクロソフトのデータベース管理ソフト「Access」（アクセス）です。
実は、世界的に見ると、Accessは、日本ばかりでもてはやされたソフトウェアだったんです。
日本語環境で使い勝手がよかったですし、素人さんでもデータベースのアプリを自分のパソコンでつくることができました。そのためか、今でも利用している会社が日本では多いのではないでしょうか。
最近、ある中小規模の会社から相談をうけました。
スタッフの中ではITにたけた人が、かつて十数年前に、Accessによる顧客管理データベースをつくったそうです。
その後、その担当者が退職してからは、別の人が、わからないながらも機能を拡張してしまい、今では詳しく構造を把握する人がおらず、とても重くて使いづらいデータベースになってしまったとのことでした。要するに、簡単なデータ抽出をするにも時間がかかる事態になっているのだそうです。
しかし、今もそのAccessベースのデータベースを使い続けていて、大事なお客様情報が何万件も保存されています。
さらに、別の部門ではまた別の顧客データベースを使っていて、会社として、「一元化」ができていない状況とのことでした。うちも同じような状況だ、という会社さんも、多くいらっしゃるのではないかと思います。
また、これはExcelでもいえることですが、こういうビジネス・ソフトで大切なデータを保管していると、セキュリティ面で重大な問題が起こる可能性があります。
インターネットで社内システムと社外が簡単につながるような現代では、個人情報が盗まれたり情報が漏えいしたりするリスクが、あちこちに潜んでいます。
これでは業務の合理化どころか、会社として社会的な信頼を失ってしまう、深刻な事態になりかねません。
┃ダンクソフトは実際、どんな風に一元化しているか
かくいうダンクソフトは、1998年に日本で初めてAccessが登場した時に、マイクロソフトと組んで、「義理かんり」という顧客データベースのソフトをつくりました。
これが爆発的に広がったんですね。ソースコードを公開したこともあり、当社の「義理かんり」をベースに、自社でデータベースをつくった方々も多かったんです。
Accessムーブメントの一端をつくったのは、ダンクソフトかもしれません。
当時はそれが最先端でしたが、今では、時代にあわせて、企業の社会的信頼を守れるようなシステムの在り方を、皆さんに提案しています。
実際、世の中では、プライバシーマークの取得などもすすみ、プライバシーマークがないと取引ができない案件も出てきています。
ただ、特に小さな企業や団体は、こうした大事な分野に予算を使うことを渋ります。
デジタル化は、目になかなか見えづらい部分なので、後回しになりがちです。事故が起こってからでは遅いため、早めに対策することがよいでしょう。
ダンクソフトの「未来かんり」というソリューションでは、人・モノ・金・時間を安全に「一元管理」ができます。
仕掛・見積から受注、納品、請求、入金回収までの流れを、ビジネス案件ごとに一気通貫に見える化できます。
伝票に含まれる情報をどれだけ再利用できるか。またそうすることで、これまで当たり前だと思っていた作業時間をどれだけ短縮できるか、ということを考慮して、開発されています。
目に見えないところで、みなさんの作業を肩代わりしてくれる縁の下の力持ちです。
「未来かんり」の大きな特徴は、未来の予定を入れられるということです。お客様のなかに、2年先、3年先の予約をとるビジネスをされている企業様があるため、単年度のみならず、未来のデータを入れられる仕組みとして開発しました。
1998年にお客様の社内システムとして開発したものをベースに、何段階かの開発フェーズを経て、2008年から「未来かんり」として製品化しました。
┃小さな企業や団体こそ「スマートオフィス化」でクリエイティブな経営を
スマートオフィスが目指すのは、日々のムダを省き、働き方を新しくし、社員たちの意識を新しくし、誰もが快適に、やりがいを持って仕事に取り組める「環境づくり」にあります。
確かに、ペーパーレス化によって、大量の紙がなくなり、オフィスの景観が一変しますが、スマートオフィスづくりは、そうした景観や空間デザインの話にとどまりません。
どこから手を付けていいか、あきらめている方も多いかもしれませんが、ご関心のある方は、ぜひダンクソフトにご相談ください。
今後は、今よりもっと採用難・人手不足になっていくことが予想されますね。そんななかでも、デジタル化された、これからの働き方ができるスマートオフィスに変身しておけば、若いマインドを持った方々に興味をもってもらえる機会が増えると考えています。
少ない人数でも、効率よく仕事にあたり、一人ひとりがクリエイティビティを発揮できる余地が生まれます。
規模が小さい企業や団体こそ、これからますますクリエイティブな経営が求めると考えています。自分たちの現在と未来のために、ダンクソフトと一緒に、スマートオフィス化の流れをつくっていきましょう。
「スマートオフィス」のつくり方について、こちらのコラムもぜひご覧ください！
■『なぜ、今、「スマート・オフィス」なのか？ 若い人たちを惹きつける未来のオフィス』
■『スマートオフィス化を妨げる２、３の思い込み：スマホができれば誰でも実現できる 』
CROSS TALK：ポリバレントで、学び続ける人に出会う場 ─ダンクソフトの人材ポリシー
ダンクソフトでは現在、Web開発に携わるメンバーを募集しています。そこで今回のコラムでは、Webチームの若手スタッフをはじめとするダンクソフト・メンバーがクロストークします。ダンクソフトならではの働き方や、やりがい、求める人材像など、ダンクソフトの考える採用について、語り合いました。
＜プロフィール＞
▎星野 晃一郎
代表取締役
星野晃一郎の未来の物語
『SmartOffice Adventure ─ ぼくらは人がやらないことをやる ─ 』
https://www.dunksoft.com/40th-story-hoshino
▎竹内 祐介
開発チーム マネジャー / 2012年入社
徳島県出身。地元のソフトウェア会社に10年間勤務した後、ダンクソフトに入社。地元・徳島に拠点を置きながら、開発チームを統括する。
竹内祐介の未来の物語
『ふるさとの未来を創る』
https://www.dunksoft.com/40th-story-takeuchi
▎尾形 祐哉
Webチーム ／2021年入社
アパレル系企業に勤務した後、ダンクソフトに入社。以来Webエンジニアとして経験を積む。
▎ダンクソフトの「多様性」を尊重するマインドに共感した
星野 尾形さんはダンクソフトに入社して何年になりますか？
尾形 2021年に入社したので、今は3年目です。
2023年11月 神山まるごと高専の皆さんとダイアログ
星野 ダンクソフトの中では一番ファッショナブルだと評判です。昨年、徳島の神山まるごと高専の学生さんたちとダイアログした際に、ファッションをほめられていましたよね（笑）
竹内 前職はアパレル系の会社だったのですよね。そもそもどのような理由でダンクソフトに入社したのですか。
尾形 前職はファッション・ブランドの店舗で、店長を任されていました。業務の中で、販売管理のアプリケーションを使う機会があり、それがきかっけでWebサイト制作に興味を抱くようになりました。これから大きく伸びる分野で、自分の可能性を試してみたいなと。
でも、ITについてはまったく経験がなかったので、前職を辞めてから自分なりにWeb制作を勉強し、フリーランスのような形で少しずつ仕事を始めました。その際に、自分で首都圏にあるWeb制作ができる企業をリストアップしたんです。そのリストにダンクソフトも入れていて、採用ページを見てコンタクトしました。いま思うと、運命的な出会いでしたね（笑）。
星野 ダンクソフトのどんなところがよかったですか？
尾形 前職を辞めたタイミングで実は体を壊してしまい、体力に少し自信がなかったんです。自宅で働けるような仕事を望んでいて、その点、ダンクソフトは、リモートワークについては、それこそ日本でも先駆け的な会社ですから。
また、働き方も含め「多様性」を尊重する文化にも共感しました。採用サイトにかかれていたスタッフ・ダイアログのなかに、「プログラミングのスキルはもちろん大切だけど、自分たちは“人となり”を重視したい」という言葉があって、印象的でしたね。
▎各人のスキルや特性、将来目指すことに合わせて、学びの場をつくっていく
星野 尾形さんは入社以来Webチームにいて、短期間にめざましく成長している印象がありますね。どのようなステップで技術を学んできたのですか？
尾形 Webについては、入社前にそれなりに自分で勉強してきたつもりでしたが、やはり最初はわからないことばかりでした。そんな自分のレベルに合わせて、入社後しばらくは通常の業務とは別枠で、業務時間内に新しいことを学ぶ時間を用意してもらえました。これはすごく心強かったですね。また、業務の方も私のレベルアップに合わせて、少しずつ難易度の高い開発を任されていく感じで、気を配ってもらっていたように思います。このように学びと実践の相乗で成長できたと感じています。
竹内 ダンクソフトの場合、大きな企業と違って、画一化された研修制度はありません。むしろ、もっと柔軟な学習環境があります。入社してきた各人のスキルや特性、将来伸ばしていきたい方向性などに合わせて、学びの場をつくっています。それもダンクソフトのよいところだと思いますね。
尾形 私の場合、先輩スタッフがぜんぶを伝授するのではなく、ヒントをもとに自分で考える機会をつくってくださったんです。自分は考えることが好きなので、このやり方がマッチして、それがまたレベルアップにつながったと感じています。
竹内 「考えることが好き」というのは大事なポイントですね。ここでの業務は、ただ言われたことを考えずにやるだけということだと、物足りないと思います。プロジェクトを進めるうえで、自分から積極的に自律的に考えられる人はいいですね。
尾形 入社して以来、楽しく学ばせていただいています。というのも、自分にとって、この学びのプロセスは何かゲームと似ている感覚があるんです。次のステージに行くためには、こんなスキルや能力が必要となる、ならば学ぼう。そしてステップ・アップして達成感を得て、さらに次のステージへ……。そんな感覚です（笑）。
竹内 その感じ、私もわかります。仕事そのものが楽しければ、学ぶことも苦にならないですよね。例えば、趣味でも同じかなと。私はマラソンに、星野さんはテニスにずっと熱中していますが、上手になりたいと思って新しい道具の情報を集めたりすることは、“たいへん”というよりも“面白い”ですよね。ダンクソフトの仕事には、そんな感覚があるように思いますね。
▎デジタルを活用して互いに支え合い、協働していく文化がある
星野 先ほど尾形さんはダンクソフトの魅力として「多様性」をあげていましたね。
尾形 ダンクソフトの多様性については入社してみて、また改めて驚かされました。想像以上でした。子育てをしながら仕事をしている人もいるし、それこそ星野さんや竹内さんのように趣味にも熱中していて、ワーク・ライフ・バランスよく働いている人たちもいます。
星野 そもそも働いている場所も国籍も多様ですし。竹内さんは徳島ですし、実家に戻って香川から仕事をしているメンバーや、いまはフランス人のスタッフが日本で暮らしながらダンクソフトで仕事をしていますね。
尾形 ダンクソフトでは、こうした多様な働き方をサポートする制度も整っているんですよね。これは自分にとって想定外なことだったのですが、入社してしばらく経ってから、家族の介助のために仕事を休まなければならない状況になりました。この時も、介護休暇制度を活用して上手く家庭と仕事を両立することができ、助かりました。
竹内 このような福利厚生制度についてもダンクソフトはいち早く取り入れてきましたよね。
星野 デジタルを活用して仕事を効率よく進め、その分で生まれた時間を充実させていこうというのは、そもそもダンクソフトの根本的な考え方なんですよ。生まれた時間を新しいものを見たり学んだりする時間に充てていただきたいと、いつも話しています。好きなことを追求する時間が増えれば、感受性が豊かになって、クリエイティビティがあがり、仕事にもよりよい影響を及ぼすと考えています。
このようなダンクソフトのポリシーは、2010年に東京都から「ワーク・ライフ・バランス認定企業」に選出されるなど、社会からも注目されてきました。
竹内 さらにスタッフ自らが検討して、就業規則を自律的にアップデートさせています。例えば、これまでは「育児介護休暇」といった枠組みでしたが、もっと適用範囲を広げようと、2024年4月から「家族支援休暇」という形に改善しました。今までは家族の病気や介護では休めましたが、お子さんの入学式や卒業式などは入りませんでした。これを見直して、家族にまつわるほぼすべての支援については、休暇が取れるようになりました。
星野 制度もさることながら、ダンクソフトには、デジタル技術を上手く活用してお互いに支え合い、協働のもとに仕事を進めていこうという文化があります。これもダンクソフトならではの特徴だと思いますね。
▎自らの可能性に挑んでいく「ポリバレントな人材」に出会いたい
星野 今回、ダンクソフトでは、WebデザイナーやWebエンジニアを採用したいと考えていますが、Webチームにいる尾形さんとしては、どんな人と一緒に働いていきたいと思っていますか？
尾形 そうですね。プログラミングのスキルといったものはあるに越したことはないですが、ダンクソフトの場合、しっかり学ばせてもらえます。ですので、入社してからいくらでも学ぶチャンスがありますから、それほど気にする必要はないかもしません。それよりも、先ほどから話題に出ている「学び続けること」や、「自分から積極的にコミュニケーションがとれる」前向きな人が向いている会社だと感じています。
星野 仲間と仕事をするにしても、お客様とやりとりするにしても、コミュニケーションは基本となる能力ですからね。一方で、コミュニケーションのためのデジタル・ツールもどんどん進化しています。デジタルに興味を持って積極的に取り込んでいくことも、これから必要となるコミュニケーション能力の一環だと考えています。
マネージャーという立場にある竹内さんはどんなダンクの人材像を思い描いていますか。
竹内 私は、ダンクソフトの魅力のひとつに、「ポリバレントな働き方」ができる環境があると思っています。「ポリバレント」というのは、状況や場面に応じて、フレキシブルに多様な役割を果たせる人のこと。ダンクソフトにはWeb以外にも、システム開発のプロジェクトもあります。これからは、Webとデータベースがもっと融合したようなプロジェクトも増えていくでしょう。2つのチームの枠組みにとらわれない業務もたくさんあります。新しく入ってきたメンバーの意欲やスキルに応じて、新しいチームが誕生する可能性だってあるわけです。
星野 そうですね、これまでチャレンジし続けてきたように、これからも、社会の動きに先んじて、またメンバーたちの成長をみながら、会社も働き方もさらにどんどん進化させていこうと考えています。
竹内 むしろ、先にダンクソフトが好きで、気に入って入社して、あとから仕事の内容を相談して考え、対話しながら決めていくような入社の仕方があってもいいと思っていますし、そういう方に参加してもらえたらいいなと。
尾形 いま「ポリバレント」という言葉が出ましたが、自分自身が目指しているのがまさにそんなキャリアアップです。現在はWebチームにいますが、もっと全社的な業務に携わるのも面白そうですし、将来はマネジメントにも関心があります。
星野 それは頼もしいですね（笑） 。
竹内 ダンクソフトは会社そのものが柔軟ですし、規模もさほど大きくありません。大きな企業にいると、部分だけ担当して定年まで過ごすこともあると思います。ここでは、経営者に近いような視点で会社運営を知ることができるんですよね。エンジニアとしてばかりでなく、全社的な仕事やプロジェクトに挑めるチャンスもあります。尾形さんにはぜひチャレンジしてほしいですね。
星野 40周年を経て、さらに50周年に向けて、メンバーそれぞれが、さらにアップデートしていく局面にいます。ですのでダンクソフトに、多様な働き方をしながら、もっと各人の能力を存分に発揮できる環境をつくろうとしています。そうすることで、一人ひとりの集合態であるダンクソフトがより善くなっていくと考えています。私たちと一緒に新しい変化を生みだしてみたい意欲あふれる人との出会いを、楽しみにしています。
Web開発に携わるメンバーを募集しています。
ダンクソフトの採用情報はこちらをご覧ください。
スマートオフィス化を妨げる２、３の思い込み：スマホができれば誰でも実現できる
なぜ、今、「スマートオフィス」なのか？ 若い人たちを惹きつける未来のオフィス
私たちダンクソフトは、「スマートオフィスづくり」に先駆的に取り組んできた企業です。最近では、この言葉をだいぶ耳にするようになりました。2008年から実証実験をはじめた私たちの、豊富な経験や知見をもとに、スマートオフィスのつくり方を何回かのコラムにわけて紹介していこうと思います。
第1回目は、なぜ今スマートオフィスなのか？という背景と、最初のステップとなる「ペーパーレス化」についてです。どの企業にとっても深刻な課題である若いスタッフの採用・定着においても、実はスマートオフィスはとても有効なチャレンジです。
▎先駆者であるダンクソフトが考える「スマートオフィス」とは？
「スマートオフィス」とは、インターネットやデジタル・ツールを積極的に活用して、どこからでも働くことのできる環境を整えたオフィスのことです。
働く人がどこに住んでいても、たとえ子育てや介護で通勤が難しくても、まるで隣り合わせの机に座っているようにスムーズにコミュニケーションをとり、効率よく仕事をすることができます。
この「スマートオフィス」の概念を、私が意識するようになったのは、今から20年近く前、2000年代の初めだったと思います。あの頃、私は中小企業の経営者が集まった勉強会に加わり、今でいう「サテライト・オフィス」のような試みを各地で行っていました。
それがひとつの形になったのが2008年です。静岡県の伊豆高原に、若い人たちが自然の遊びを体験できるような拠点を設け、そこに私たちダンクソフトの社員が常駐して、テレワークの実証実験を始めました。
しかし、当時はまだWeb回線が不十分で、ファイル送信すらじれったいような状況だったため、なかなか実用段階には届きませんでした。
当時のサテライト・オフィス実証実験の様子
その後の歩みについては、他のコラムなどでも紹介しているので詳しくは触れませんが、2011年、徳島県神山町に本格的なサテライト・オフィスを開設するなど、ダンクソフトは「スマートオフィス構想」を実現するために、常に先頭を切って取り組んできました。
創業から40年が過ぎた2024年現在、ダンクソフトは東京・神田にオフィスを持っていますが、ふだんここにいるのは私ひとりです。残り20名強のスタッフは、全員がリモートワークをコロナ後も継続しています。ときおり、リフレッシュのためにオフィスに来て仕事をするメンバーもいます。外国人スタッフも2人います。多様な個性と能力を持つメンバーたちが、さまざまな街で暮らしながら、一緒に働いています。
このように先駆者として歩んできた私たちが感じていること。それは、今こそスマートオフィスを、全国の企業で実現すべきだということです。それが働き方を変え、企業を変え、さらには地域社会や日本の社会を前進させていくきっかけになると考えています。
2024年は、その大きな転換点となるはずです。
▎若い人たちの感覚とオフィスの実態とのギャップは深まるばかり
では、なぜ今こそスマートオフィスなのか？ その理由は、現在の若い人たちの感覚と、日本のオフィスの実態がかけ離れ、その乖離が限界近くにまで達してしまっていることにあります。
そのギャップは、中小規模、あるいは地方の企業ほど深刻ではないのでしょうか。
今の若い人たちは、デジタル・ネイティブと呼ばれるように、幼い頃からインターネットやスマートフォンを当たり前に利用してきた世代です。一方、今のオフィスはどうでしょうか？ パソコンの利用が進んできたとはいえ、そのほとんどは個々の業務に限定され、デジタル化というには、ほど遠い状況です。管理職の人たちのリテラシーも高いとはいえません。
そんな企業に、期待に胸膨らませて入社してきた若いスタッフの気持ちを想像してみてください。彼らは自分たちの能力が発揮できない環境を目の当たりにしてがっかりしてしまいます。ヤル気をなくすだけならまだよい方で、辞めてしまうこともよくあります。
これは企業にとって大きな痛手です。デジタルに慣れ親しんだ若い世代からこそ多くを学ぶこと（「リバース・メンタリング」）、のみならず、お互いに学びあうことが、イノベーションへとつながります。そしてこれが、会社の成長の原動力となっていくわけです。
私は現在、徳島県の阿南高等専門学校の生徒たちと、スマートオフィスをテーマとした勉強会をリモートで月に数回行っています。彼らと話していると、新しい働き方への期待をひしひしと感じます。特に地域の若者のなかには、地域にそのまま残って仕事をすることを希望している人たちもいます。
少子高齢化が進む今、若いスタッフの採用や定着は、どの企業にとっても最優先で取り組まなければならない経営課題です。その課題を解決し、スタッフと事業の成長につなげていくために鍵を握るのが「スマートオフィス」です。
▎スマートオフィスへの第一歩はペーパーレス化にあり
スマートオフィスといっても、どこから手をつけてよいのかわからない……。そう悩んでいる経営者の方も多いかもしれません。しかし、第一歩を踏み出すことはけっして難しいことではありません。
私は、このような相談に対して、まずはオフィスから紙をなくすこと、つまり「ペーパーレス化」から始めましょうと提案しています。なぜなら、紙が少なくなれば、オフィスの見た目が変わります。そこから働き方が変わり、社員の意識まで変化していくからです。
あらためて目の前のオフィスの様子を見渡してみてください。
デスクの上にはたくさんの書類が積み重なり、そのデスクを取り巻くように置かれた棚にも、さまざまな書類や資料であふれかえっている——。
このような環境では、仕事の効率も高まりません。採用面接でオフィスを訪れた若い人たちが、その光景を垣間見て、果たして自分の将来を託せる会社だと思うでしょうか。
『事例：「ペーパーレス化」で 6期連続の赤字からV字回復』はこちらをご覧ください。
https://www.dunksoft.com/message/2019/7/22/-6v
これもダンクソフトとゆかりの深い徳島県での事例ですが、デジタル化による業務改善を支援したことがあります。その会社は証券関係ということもあって、まさにオフィスは紙であふれかえるような状況でした。そこでまずペーパーレス化から始めたところ、最終的には自社ビルの1フロア丸ごとスペースを空けることができました。ペーパーレス化が業務改善にもつながり、業績も上向きになりました。
「デジタル化は、エコノミーとエコロジーの両立を生みだす」と、私は機会あるごとに、そうお伝えしています。まさにそれを証明する事例だと思います。
徳島合同証券株式会社 泊健一社長 のインタビューもご覧いただけます。
▎伝票や帳簿のデジタル化は、想像するよりもずっとカンタン
ペーパーレス化について、もう少しだけ具体的な話をしたいと思います。なかでもまっ先に取り組むべきは、業務に関わる伝票や帳簿のデジタル化です。
たとえば、経費の精算にしても、領収書を整理して申請書類に書き込み、上司の承認を得て、さらに経理担当者へ……というように、そのプロセスはたくさんの手間と紙を必要とします。これらを電子化することによって、業務は画期的に効率化し、オフィスの姿も変わっていきます。ペーパーレスばかりでなく、判子がいらなくなって、「サインレス」、さらには「キャッシュレス」も推進できるんですね。
しかも、このようなデジタル・システムの導入は、想像するよりもずっと簡単です。最近では、使い勝手がよく、安価なクラウド・サービスが数多く提供されています。
ダンクソフトでは、そのひとつである「kintone（キントーン）」を利用しています。その結果、20名強のメンバーがいる会社であるにもかかわらず、総務・経理の専任者は不要という仕組みをつくり出しています。
キントーンを活用したプロジェクト事例『受注者・発注者という枠を超え、アイディアを出しあい実現した「働き方改革」』はこちらをご覧ください。
ある財団法人では、「キントーン」を活用してデジタル化を進めたところ、それまで煩雑だった、出張の申請・承認や経費の精算といった業務を大幅に効率化することができました。そればかりでなく、稟議の階層を減らすなど、組織のあり方とワークフローが変わることで、次第に個々人の意識まで変化していきました。これも、ダンクソフトが支援したスマートオフィスの事例のひとつです。
▎ペーパーレス化が進めば、組織も意識も自ずと変化していく
経費の精算をはじめ「社内稟議に関わる決済の仕組み」は、人・お金・情報という、企業の根幹に深く関わります。その根幹のところをデジタル化していくことで、まずは、「ペーパーレス」や「業務の効率化」がおこります。これにとどまらず、組織の構造も、オフィスの形も、そして風景も、働く人たちの意識に変化をもたらすことができます。実はこれら一連の変革こそが、スマートオフィスが目指す大きな目的でもあります。
いくぶん改善されてきたとはいえ、日本企業の組織は、まだまだ階層の多いピラミッド型が主流です。一方、デジタルの世界はインターネットに象徴されるように、タテ構造や上下序列ではなく、ウェブ状、つまり多数多様なグループがつながりあう、柔軟な「アミの目の関係」が基本となります。社内でデジタル化に取り込んでいくことで、これをきかっけに、組織は自律・分散・協働型に、そしてコミュニケーションも自ずとフラットになっていくはずです。
ダンクソフトのペーパーレス・ストレッチについては、こちらをご覧ください。
https://www.dunksoft.com/papaerless
こうしたデジタル化の取り組みは、インターネットを介して社外と連携し、新しいビジネスを生み出していくためにも、もはや待ったなしの、とても重要なチャレンジとなります。その第一歩が、ワークプレイスのペーパーレス化です。
とはいえ、長年慣れ親しんだ組織の形を変えていくことは簡単ではないと考える人も多いのではないでしょうか。そこで次回のコラムでは、スマートオフィスという変革に向き合うためのマインドについてお話したいと思います。
A NEW HOPE（2024年 年頭所感）：若い人たちとワークプレイスをデジタル化する未来
2024年の年頭にあたり、
謹んで新年のご挨拶を申し上げます。
このたびの能登半島地震により被災された方々、そのご家族のみなさまに心よりお見舞い申し上げます。
▎ワークプレイスのデジタル化を
2021年9月、日本にようやくようやくデジタル庁がつくられました。同時期にオリンピックが行われ、コロナ禍を経て、日本企業にもデジタル化の大波がやってきたかのように見えました。
しかし、総務省調査によれば、中小企業の約半数は、まだテレワークを導入していない状況です。また別の調査では、いまでもビジネス・パーソンの約半数が、日常的にFAXを使っているというデータがあります。その上、ポスト・コロナになって、テレワークをやめる企業も増えていると聞きます。
昨今、DX、つまり、デジタル・テクノロジーを導入して、ビジネスや働き方を変革しようとする掛け声は大きくなる一方です。しかし実態は、思ったよりもデジタル活用が進んでいないようです。
また、DXについて誤った考え方も散見されます。たとえば、コンピュータを使えばデジタル化が進んだといえるでしょうか。そうではありません。DXのためには、「アナログをやめること」がポイントです。複合機、プリンター、電話、FAXなどのアナログ機器をあいかわらず使い続けている限り、デジタル化したとは到底いいがたいのです。
『理想的で機能するテレワーク環境づくり：発想転換のポイント』
https://www.dunksoft.com/message/2021-05
私は2021年3月にあるシンポジウムで、当時は行政改革担当大臣だった河野太郎さんに、「もうFAXをやめませんか」と直接申し上げたことがあります。そのあと4月に国から、霞が関でのFAX廃止に向けて号令がかかりました。ただ、いまだに省庁の一部や地方自治体などで、根強くFAXが使われているようです。
▎若い人たちの可能性をつんでしまわないよう、ご注意を
大人たちがデジタル化に積極的に着手しないことが、これからを担う若者たちの入社やその後の定着を妨げる要因になっている。このことを認識できていない経営者も多いのではないでしょうか。
若い人たちの声をきくと、デジタルを使わない大人と仕事をすることは「手間が増える」と感じているそうです。このため、思い描いていた仕事内容とのギャップから、入社してもすぐ退職してしまう人も多いようです。
これから彼らが働いていく環境が、旧態依然としたものではいけないと、若い方々と話していると思えてきます。これからを担う若者たちはデジタル・ネイティブです。生まれたときからデジタルに親しんできた彼らが大人になったときに、企業に入社して、FAXを送る業務をされられている状況は、見たくないものだと思いませんか。海外では、もはやFAXは骨董品です。
少子高齢化が進む中で、これからの若い人たちに選んでもらえる会社になるためにはどうしたらよいか。それには、いち早くデジタル化を進めることが必要です。若者たちの可能性の芽を摘んでしまうわけにはいきません。
▎ “オフィス”を、“スマートオフィス”へと変身させる
では、どうしたらいいのでしょうか。
もし現在の職場環境が、紙にあふれていたり、印鑑で決済や回覧板を回していたり、FAXで連絡を取っていたりする従来型の“オフィス”だとすれば、“スマートオフィス”に変身させることで、解決できます。ダンクソフトは、2024年、“スマート・オフィス化”にとりくむ中小企業や団体をサポートしていきます。
ダンクソフトの受賞歴はこちらをご覧ください。
https://www.dunksoft.com/award
私たちダンクソフト自身が、2008年からテレワーク実証実験を始めている企業です。多くの企業に先んじて、様々な実験を重ね、成果をあげてきました。（総務省「テレワーク先駆者百選」、経済産業省「攻めのIT経営中小企業百選」、テレワーク推進企業等厚生労働大臣表彰など受賞歴多数）
それらの取り組みから生まれたものが、「スマートオフィス構想」です。インターネットやデジタルを積極的に活用して、どこからでも働ける環境を備えたオフィスを「スマートオフィス」と名付けています。これまでにも、こうしたスマートオフィスを企業、自治体、学校、地域団体などとつくってきました。
スマートオフィスでは、ペーパーレス化が進んでいて、インターネットで情報を共有できる職場環境が整っています。このため、働く人がどこに住んでいても、子育てや介護などで通勤が難しくても、仕事を続けることができるようになります。
こうした場が増えていけば、若者たちが仕事をするために仕方なく都会へ出ていかなくても済み、地域に残れるようになります。
そこでは、年齢を超えた「コ・ラーニング」や、逆に若い人たちの側から大人たちが学ぶ「リバース・メンタリング」が行われるようになります。結果として、職場や地域は多様性にあふれ、参加する人同士の活発な対話から、さまざまなアイディアやイノベーションがうまれる場になることでしょう。
▎大事なのは、“モラル”を、より現代的にアップデートすること
アナログからデジタルへ、ツールや環境を整えるときに、同時に見直していきたいものがあります。それは私たちの「モラル」です。
これまで、日本の企業では、年功序列や男尊女卑といった儒教的な考え方がベースになっていました。若い人たちが活躍する文化をつくるには、こうした儒教的発想をそろそろ捨てたほうがいいでしょう。きつい上下関係は、しばしばイマジネーションを邪魔します。強いリーダーや教えたがりが集まる組織では、イノベーションが起こりにくくなります。それよりも、多様なメンバーたちが等しく発言しあえる柔軟なグループの集合体こそが、次をつくります。
また、企業に求められることも、40年前とは大きく変化しています。環境問題、BCP、障がい者雇用、LGBTQ、SDGsなど、私たちを取り巻く環境も課題も、新しくなっています。変化する環境の中で、ダンクソフト自身が、自らの態度や慣行を常に見直し、モラルからアップデートしていく必要があります。同時に、お客様やパートナーや地域社会とともに、モラルをアップデートしていく役割があると考えています。
デジタルは、40年で1億倍の成長を遂げました。これからも同じ勢いで成長していき、ツールはますます使いやすくなるでしょう。だからこそ、人間サイドの変化、それを使う人たちのモラルも、現代化していくことが重要です。
▎デジタルと人が協働できれば、人の可能性がもっと拡がる
ダンクソフトのスタッフは、デジタルを使って、効率的に、またクリエイティブに、日々の成果を出すことに慣れています。全社テレワークの体制や、新しい学びを重ねることで、チーム力も、ここ数年で格段にレベルアップしました。おそらく、一般的なビジネス・パーソンに比べたら、2倍、3倍はよりよい協働作業ができるメンバーたちでしょう。現に、ダンクソフトの「日報かんり」を活用した結果、スタッフが業務報告書を作成する時間が格段に減りました。全員にアンケートを取った平均で1ヶ月で8時間もの時間を効率化でき、その分を他の仕事・学習・連携のために活かしています。
「デジタルをうまくいかして、デジタルと人が協働する」。この発想を持てば、人の可能性がおのずと開いてきます。行政系の財団法人では、ダンクソフトが開発したツールを使うことで、プログラミングを学び、自分でもプログラミングができるようになりました。
企業に、デジタルを使いこなし、部門を超え、地域を超えて人々と連携・協働できる若者が1人いれば、これまでの10人分、100人分の力になるでしょう。若い人たちが集えるスマートオフィスが増えていきさえすれば、そんな明るい未来が期待できます。少子高齢化だといって暗くなる必要はないかもしれません。
ダンクソフトの大事な仕事のひとつは、デジタルのよりよい使い方や未来のオフィス環境を、わかりやすく提案していくことです。従来型オフィスを、“スマートオフィスへ”。この考え方に賛同いただけるみなさんとともに学びあい、自分たちもレベルアップしながら、これからの若い方々が活躍できる地域社会をつくっていきたいと考えています。
明るい未来はダンクソフトとともに。
本年もどうぞよろしくお願いいたします。
40周年特設サイト https://www.dunksoft.com/40th
