お客様：一般財団法人 地域活性化センター 様
kintoneを使った電子決裁システムの導入で、業務効率を大幅に改善し、「働き方改革」を実現された 一般財団法人 地域活性化センター 様。ひとづくり、まちづくりなど地域社会活性化のための諸活動を支援し、地域振興の推進に寄与するために、1985年10月に設立された団体だ。職員79名のうち、約8割の63名が地方公共団体等からの出向者で、ほとんどの出向者の任期が2年のため、毎年多くの職員の入れ替えが起こる。また、職員の総出張数が年間800以上という業務上の特殊性があり、電子決裁システム導入、情報のデータベース化が急務だった。
2023年4月から運用を始めた電子決裁システムが軌道にのり、すでに第2フェーズがはじまっている。今回は、地域活性化センターの総務課で情報担当をされている西田周平さんにお話を伺った。
■約8割の職員が、地方公共団体等からの出向者
地域活性化センター、オフィスの様子
地方創生を実現するために様々な事業を展開している 地域活性化センターの職員は、現在79名。その約80パーセントにあたる63名が、地方公共団体等からの出向者である。ほとんどの出向者の任期は2年のため、毎年多くの職員が入れ替わる。人の出入りが激しく、出向元へ戻る職員と、新たに出向してくる職員に接点が必ずしもあるわけではない。このような要因が重なり、過去の情報がうまく引き継がれていないことが、長年の課題となっていた。
「過去の資料やノウハウのすべて紙ベースで蓄積されていて、データベースとしてまとまっていませんでした。必要な情報が見つからない、引き出すのに時間がかかることがよくあり、とても効率が悪かったです」と、西田さんはかつてのワークスタイルを回想する。
また、年に800件を超える出張が発生するにも関わらず、出張申請は紙で提出する必要があった。オフィスに出勤しないと申請できないうえ、承認する人が出張や休暇中の場合は、そのプロセスがストップしてしまう。承認者の机やポストは申請書であふれ、書類を紛失しそうになったり、出張の日までに決裁が間に合わないこともあったそうだ。
以前は、ポストや机に申請書があふれていた。
西田さんのデスクやポストにも、1日でも休むと決裁を必要とする書類が山積みになっていたという。「休暇明けに出勤してまずすることは、ポストと机に山積みになっている決裁が必要な書類をかたづけること。半日が過ぎてしまうこともあり、休み明けは少し憂鬱でした」（西田さん）。
2022年、「長期的な視点をもってデジタル化に取り組むべき」と、センターの新方針が発案され、西田さんが情報担当に任命された。それまで、「たまたまデジタルに詳しい出向者」がなんとか回していたセンターのデジタル化は、西田さんと数名の職員を中心に、出向者も交え、本格的にスタートすることになった。
■現場の意見を最大限に反映しながら進めるアジャイル開発
ダンクソフトをシステム開発のパートナーとして選んだ理由は、いくつかある。まず、今までにも多くの財団やNPO法人などへのシステムを開発していることで、安心感を得られた。また、ダンクソフトが得意とする “アジャイル開発” が、センターには適していると感じたことが大きかった。
「職員全員が新システムを使わないことには、導入の意味がありません。ですので、いったん導入をした後で、実際に使う現場の意見を聞きながら、システムに落とし込んでいく “アジャイル開発”が、私たちにはあっているのではと思いました」と、西田さんは言う。
この聞き慣れない “アジャイル開発” に難色を示した職員もいた。あらかじめゴールを明確に設定し、仕様にそって開発、出来上がった完成品が納品されるウォーターフォール型の開発に慣れている職員たちもいた。「ただ、無理に進めるのではなく、実際に使う職員には、丁寧に話していきたかったのです」（西田さん）。
左：お話を伺った西田周平さん、右：前事務局長の杉田憲英さん
実際、プロジェクト監修を担うダンクソフトの片岡幸人は、打ち合わせで見る西田さんの振る舞いに着目していた。「西田さんの伝える力が強いんですよ。伝え方が丁寧で、適格で、やわらかく、腑に落ちる。私たちも学ぶところがたくさんありました」と、片岡はプロジェクト開始時を振り返る。当時、事務局長をつとめていた杉田憲英さんの強い後押しも、プロジェクトを大いに前進させた。西田さんの丁寧な説明、ダンクソフトの適切なアドバイスなどが功を奏して、いよいよシステム開発がはじまった。
■受注者・発注者という枠を超え、アイディアを出し合う
“アジャイル開発”では、ある程度運用できる状態のシステムをまず初めに導入する。その後、実際に使ってみて、課題や改善点があれば、その都度解決していくことを繰り返す。隔週で行われる定例の打ち合わせでは、他部署の職員も交えてアイディアを出し合った。西田さんは「発注者、受注者でなく、お互いにアイディアを出し合って、より良いものをつくれたことが、今回の開発の肝でした。ダンクソフトさんとは、同じ目標に向かって協働できたことがとても良かった」と、振り返る。
「アジャイルはひとつのチーム。一緒にアイディアを出し合って、ともに創っていかれたことが本当に良かった。」と、片岡もプロジェクトで感じたセンターの協働力を評価する。
プロジェクトメンバー
■業務プロセスを見直し、組織としても成長
それまでの出張申請には、複雑なマクロを駆使したエクセルを使用していた。その形式をそのままkintoneのアプリに落とし込むこともできたが、今回は新しいことを試みた。それは、システム開発と同時に「業務プロセスの見直し」をしてみることだった。「現在の業務プロセスに合わせてシステムを組むのではなく、システムに合わせて業務をシンプルにしていくことが、効果が高いことに気がつきました。ダンクソフトさんにご提案いただいたその点は、特に大きな学びでした。組織としてもひとつ成長ができました」（西田さん）
連動して、決裁の階層も見直された。今まで決裁の承認者となっていたが、回覧のみで十分だった人を分けて、承認の階層を減らしたのだ。地方公共団体のデジタル化にも精通する片岡は、「決裁の方法を変えるのは、団体にとっては大きな決断だったはずです。でも、元のやり方を残して複雑なシステムを作って、結局使えない人がでてくると、元も子もない。システムは導入がゴールではなく、そのシステムによって業務が改善されて初めて、本当のDX改革がなされていると思います。その意味で、最後までやり切って素晴らしい成果です」と語る。
■成果は上々、約9割の職員が「時間を短縮できた」と高評価
2022年11月から開発をスタートし、2023年3月に職員向けの導入説明会、4月から本格的に運用開始と、プロジェクトは順調にスピーディに進んだ。導入する際になにか問題がなかったかとたずねると、デジタルが当たり前の年代の職員が多く、比較的すんなりと新しい仕組みを受け入れてくれたという。
「システム自体が使いやすくデザインされていましたし、デジタルが得意でない方々には、とにかく丁寧にフォローしました。また、詳しいマニュアルもkintone上に作りましたので、それを参考にしている職員もいます」（西田さん）。
導入後に集めた職員のアンケートでは、「起案の手間が減った」「決裁に要する時間が飛躍的に短縮された」「過去の情報が探しやすくなった」など、たくさんの好意的な意見が寄せられた。実に、約9割の職員が「起案や申請、決裁にかかる時間を短縮できた」と答えた。
承認する側の職員からも、「外出中にスマホでも決裁ができるようになり、本当に楽になった」という意見が寄せられている。「出向元の自治体でも、センターのような電子決裁をとりいれていきたい」という前向きなコメントもあった。自らが “地域力創造大学校®”としての役割があると標榜するセンターで、自治体職員が出向時に、新しい働き方改革を体験してから地元に戻れることも、波及効果のひとつとして大きい。
「新システムの導入はセンターとしては大きな転換でした。最初は心配でしたが、みんなが好意的に受け入れてくれて、大きな混乱もなく安心しています。今は出勤中の電車の中からも、出張の移動中も、昼食中でもスマホを使って決裁ができるので、憂鬱が解消されました」と西田さんは微笑む。決裁途中の申請も、今は、どこでストップしているかすぐに検索できるようになっている。
以前は決裁を必要とする書類がポストにあふれていた
現在はあふれている書類もなくすっきりしたセンターのポスト
■ 地域活性化センターの「働き方改革」は続く
現在、センターのデジタル化は、第2フェーズが始まっている。
「セミナーの運営業務について、受付から企画、実施後のアンケート調査までをシステム化していきたいと考えています。今までは、情報が一元化されていなかったので、セミナー内容や参加者の名簿、講師のリスト、アンケートなどをうまくデータベース化して、その次のセミナー企画に活用していきたい。その次は、今まで発行してきた情報誌の記事をデータベース化して、会員の方たちが記事の内容で検索できたりするシステムを作ってみたい。センターがもっている有益な情報を地域に還元したり、有効活用する方法を模索しているところです」と、次々に未来への構想が西田さんからあふれ出す。
「組織を運営していると、業務形態が変わったり、社会上のルールが変わったりするので、システムを柔軟に変えていく必要があります。現場の意見も聞きながら、ダンクソフトさんのアドバイスもとりいれつつ、これからも柔軟に対応していきたいですね」（西田さん）。
プロジェクトを担当された西田さん自身も、プロジェクト担当をすることでエンパワリングされている。導入したkintoneは、プログラミングの知識がなくても、アイディア次第でいいものができる特色がある。西田さんは独自でkintoneの学習を進め、日々の業務の中で、デジタル化できそうなことを見つけては、自身でkintoneのアプリを作り始めている。「ダンクソフトさんと一緒に仕事をして新しいことを学び、とても楽しかった。今も、働き方が変わるようなデジタル活用を考えるのが楽しい」と目を輝かせる。
プロジェクト・チームのダンクソフト中香織は、自発的に担当者がアプリ開発をするようになったことを喜び、この動きに期待を寄せている。
「ダンクソフトが第1フェーズで作ってきたことは、今の西田さんだったらできるのではと思うぐらい、ご自身で学ばれているんですよ。プロジェクトも第2段階に進んでいますが、組織もスタッフも、第2段階に突入しています。そのうち私たちダンクソフトのご支援がなくてもアプリ開発ができていきそうですが、それが理想の形かもしれません。ご一緒に学びあいながら、進化していけたらいいですね」（中）。
地域活性化センターの「働き方改革」はまだまだ続く。
■ 導入テクノロジー
kintone
顧問開発
※詳細はこちらをご覧ください。https://www.dunksoft.com/kintone
■ プラグインの開発
地域活性化センターの業務の特徴と職員の使いやすさを追求するために、今回、いくつかのプラグインも作成した。プラグインとは、必要な所に自由に組み込むことができる拡張機能のことだ。このプラグインによって、画面が見やすくなり、感覚的にシステムを活用できるようになる効果が期待される。西田さんがご自身で作ったシステムのマニュアルにも、このプラグインを使っている。
ダンクソフトが作成し、地域活性化センターへ提供したプラグインの一部を紹介する。
① 24時以降の時刻をプルダウンで入力できるようにする時刻入力プラグイン
通常の時刻入力フィールドだと、23:59までしか入力ができないが、超過時間勤務を入力する際には24時以降の入力が必要だった。
② kintoneの複数レコードの内容を、1つの文書のように表示するプラグイン
これにより、kintoneや業務のマニュアルをkintone上で使いやすく作成することができるようになった。
③ 指定した条件で、指定したフィールドのみを編集できるようにするプラグイン
フィールドごとに編集の権限を設定したい際に、編集可能なフィールドを選べるプラグイン。
■一般財団法人 地域活性化センターとは
一般財団法人地域活性化センターは、活力あふれ個性豊かな地域社会を実現するため、ひとづくり、まちづくり等地域社会の活性化のための諸活動を支援し、地域振興の推進に寄与することを目的として、1985年10月に、全国の地方公共団体と多くの民間企業が会員となって設立され、平成25年4月に一般財団法人へ移行いたしました。
地域力創造大学校®としての存在であることをめざし、「地域づくりはひとづくりから」を基本理念として、地域活性化や地方創生を担う人材を育成するとともに、相互の情報交換やネットワーク構築のための場を提供しています。
また、地方公共団体と協働で、中長期計画に基づいてさまざまな人材育成メニューを組み合わせた「人材育成パッケージプログラム」や、地域活性化センターが提供する各種セミナー動画をアーカイブ形式で提供するなど、人材育成に係る事業の拡充を図っています。
