ペーパーレス・ストレッチを導入いただいた株式会社コスモピア 代表取締役田子みどり氏にお話を伺いました。
Q：コスモピア様について教えてください。
田子氏：コスモピアは科学技術をわかりやすく伝えるというのが業務、スキルになるのですが具体的にはICTに関わるユーザー向けのソリューション、具体的に言うとマニュアルの作成や、ユーザーのヘルプデスク、教育といったことを中心にしてます。特長としては女性の職域を拡大するというのがそもそもの経営の理念なので女性スタッフが9割以上働いております。
Q:ペーパーレスに取り組むきっかけは何ですか？
田子氏：2011年の秋ですね、ペーパーレスに取り組んだのは。紙ありき、というか「個人情報が紙」みたいなところがすごく多くて、業務でも多くの紙が紐づいている所がありました。震災を経験して、東北の震災の生の様子を一ヶ月後に見に行きました。
そこで、震災に因るリスクというのは大きいんだなと思いました。だから、紙で置いておくことのリスク。流れたらどうするんだろう、というのを実感しましたよね。
ペーパーレスにして、クラウドを導入して、移転をしてというのはウチの場合はセット。3点セットでした。
Q:ペーパーレスとクラウド導入の内容とは何ですか？
田子氏：入札に関するデータベース化はクラウドの仕組みを使ってやってますね。以前はエクセルでやってたんですよ。担当者ひとりが専門でエクセルでデータベース化していました。今は入札をした営業担当それぞれが全部入れていくという形をとっているので、リアルにみんなの状況が見れ、なかなかお気に入り。良いデータベースが出来ていると思いますね。
Q:ペーパーレス・ストレッチの成果は？
田子氏：それはもう明らかですね。クラウドを導入して移転することで、契約面積上４分の３になりました。オフィスの面積としても、３分の１くらいは減りました。コストとしては半分になりました。大変大きかったです。
ペーパーレスにして、コピー機の利用量が減ってますよ。みんな無闇にコピーをして保存をするとか、（コピー自体を）しないということを意識づけすることによって、経理上で言う、販売管理費で言えば１００万単位の削減にはなってますね。営業利益が増えました。
Q:社内の変化はどういったところにありましたか？
田子氏：そういう意味では、フットワークは良くなったと思うし、お互いの席をペーパレスにしてフリーアドレスにした結果ですけど、人間関係もフラットになりましたね。座席って一つのヒエラルキーの象徴みたいなところがあるじゃないですか。私が一番奥に居て、とか。
そういうのを無くしたから、心の壁がなくなったんじゃないかなと思いますね。私自身から見ても、常に全員がいつでも見える状態になったので、業務の進捗であるとか、スタッフの体調とかも含めて、私自身もわかりやすくなりました。聞いている聞いていないとか、そういうのも無くなったかなという気はしますね。
Q:今後の課題はありますか？
田子氏：人としてのあり方みたいな。私も含めて全員がレベルアップしていかないと会社が発展しないんじゃないかと。抽象的に頑張るとか努力するとかではなく、具体的にそれぞれが落としこんで目標をクリアしていこうということを話してきました。それを特に感じているのはエイジングだと思うんですよ。
社歴が長くなってきて、スタッフも長くなってくると、良い意味でも、悪い意味でも成熟してきちゃう。美容と一緒で常に若々しく新しい状態に手をかけ、場合によってはお金もかけていかないとある意味、古びちゃうに違いないんじゃないかなとも思います。今年は仕事の上でもエイジングレスを図りたい。
Q:ダンクソフトに期待することは何でしょうか？
田子氏：ペーパーレス・ストレッチという言葉を借りて言うならば、ストレッチも自分でやると、やり方を間違っていたり我流だったりするじゃないですか。
それを最適な、しかも負荷のそんなに強くない、そういうストレッチの手ほどきというか、寄り添っていただきたいなと思っておりまして。
具体的に言いますと、現在の社内のIT武装がどの状況なのかと横から見て寄り添っていっていただれば良いかなと思っております。
「IT ソリューション」「ソーシャルソリューション」「グローバルソリューション」の3つの課題に取り組んでいます。才能、経験、そして個性豊かなマンパワーを結集し、コンサルティングからサービスデザイン、教育・研修、オペレーションまでの幅広いフィールドで、お客様のご要望、課題に応じたカスタムメイドのソリューションをご提供しています。 http://www.cosmopia.jp/
