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4.企業ITの2つの解決策(情報共有こそが一番の解決策)

(1) 重要な点1は情報を持っている人間だけが更新すること。情報が更新されたタイミングで必ず更新すること。
誰かに引き継いだり明日にのばしてはいけません。その瞬間に入力してしまうこと。そうすれば忘れる事も可能。
検索すれば探せるから。全員がこのルールで情報を管理するだけ。シンプルが一番。
(2) 最近、日本でもSOX法がさかんに叫ばれていますが突き詰めていけばきちんとした情報共有に勝る内部牽制はありえません。
逆に情報共有ができずに内部牽制ができるはずがないのです。
(3) 重要な点2は個人情報などのキーとなる情報が二重化することをいかに防ぐかです。
二重化した瞬間に売上情報が二つに分かれて統計が意味をなさなくなります。
(4) よく見かけるシーンですが個別に出た売上情報をさらに電卓を叩いて足しこんだデータをEXCELに再入力していたり。
これを不思議とも思わずに作業している人の多い事。
(5) これは顧客情報だけでなくて商品情報も同じ。1つの商品なのによく似たデータが2つある。商品ごとの売上情報も合っていない。
わかっている担当者は個別にEXCELでシートを作って自分だけのきちんとした情報を管理している。
これは一見すごく正しい仕事のように見えるけれど根本の解決にはなっていないし、さらに情報が拡散している。
(6) 大事なことは根本の情報1つ。一元化できない情報は意味がない。ということを全員が納得すること。
(7) さらにこれが発生していないかを常に注意する。新しいデータの入力時には慎重に。
できれば専門で担当する部署あるいは担当者を決める。
(8) 二重化しているデータチェックも頻繁に行う。顧客、商品については週一回程度は。
(9) 段取りは前もって行ってこそ意味がある。後追いの段取りは結局コストがかかります。