1.機能紹介

2007年日本マイクロソフトパートナーアワードを受賞した団体の事務局向けの会員管理アプリケーション。
入会の申し込みから会員登録・入会金の受付・年会費の管理など、業務系の処理はもちろん総会や個別の委員会や部会などのイベントの管理にも使えます。インターネットや電子メールと連動することにより、面倒なFAXや郵便などの手作業をゼロに! エコ・ペーパーレスで省力化を実現。結果的に事務局は楽に、会員は手続きが簡単に。クラウドなのでいつでもどこでも情報が確認できるので”楽しく“参加できる団体になっています。

  • 入会申込・登録はオンラインで

    通常、書面かFAXで提出される入会申込書。しかしインターネットで会員候補者が直接入力するため間違いはゼロになり、事務局の作業も削減。よりスピーディーに且つ正確に事務作業を行うことができます。そのため大量に入会されても処理の問題はノープロブレム。

  • 会員各自の
    基礎情報更新が可能

    入会申し込み同様に期が変わるごとの企業情報の更新も会員自身が行えます。
    入会同様、事務局の手を煩わせる作業はございません。

  • 会員向けの
    案内メール自動生成

    会員全員参加の総会や個別の委員会、部会などのイベントへの出欠案内はイベントを登録することで会のサイトカレンダーにスケジュールが自動登録されます。同時に出欠の案内サイトへのリンクのついた電子メールが各会員宛に送信されます。
    各会員はそのリンクをクリックしてイベント・懇親会への出欠を簡単にいつでも、どこでもメールを受けた瞬間に登録することが可能です。
    事務局の作業は当日、誰が参加するのかのリストをシステム上で確認するだけ。Excelへの書き出しも可能です。

2.事例紹介

東京都 経済団体
会員数 400名 事務局員 5名

東京にある創立30年になる経営者団体が導入。導入以前は会費などの業務管理システムはスタンドアローン。1台のマシンしか利用できないため、誰かが利用していると他の人は利用できませんでした。
イベントなどの管理はFAXで送信。返信もFAXであるため、イベントの度に紙の処理が煩雑に。キャンセルの処理や電話の問い合わせなどで一週間のうち1、2日はその処理で手いっぱいでした。入会申し込みや更新処理も全部事務局での入力であるため人手がいくらあっても足りない状況でした。

システム導入後は作業が軽減されて、会員サポートに労力が回せるようになりました。その結果、年間160回ものイベントを開催するようになり、団体自体の活性化につながりました。

今後はMyPageに企業のマッチング情報を登録することで、会員同士あるいは団体の外からのマッチングやPRなどにもこのシステムを利用し、促進しようと考えられています。

また、マーケティング機能がこれから充実していくため、潜在顧客の掘り起こしや市場調査などCRMのさらに進化した面が会員満足度向上につながると期待しています。

さらに全国に20ある関連団体との会員情報連携も視野に入れ、より広い範囲でのシステム利用、クラウドならではの機能向上としての進化した新しいモデルを目指されています。