スキャナー無しでペーパーレスへ向かう背景

DUNKSOFTが実現したスキャナー無しでペーパーレスは実は、初めから「紙」を減らすということを意識して行ったプロジェクトではありませんでした。
2002年頃から社内改革を行い、いろいろな制度の制定や業務標準化を行いルールに沿って書面にて申請という当たり前の業務が増えてきました。それにより、社内には開発・制作資料のほか、社内業務の紙が日に日に増えていく状況でした。

スキャナー無しでペーパーレスは、その中の4つのプロジェクトが融合して起こった結果です。

2006年に改定を行う。全体の見直しをするとともに、その中でも社員が有給を取得するための届出書など10数種類が定義され、運用に入る。

2007年から始まったプロジェクト。個人情報という概念を社内に定着させる第一歩とDigiterior CRMで顧客情報をお預かりするうえ、必要条件。
新たに個人情報の新規取得はもとより、執務室、サーバルームへの入退出管理、ノートPCなど機器の持込、持出にも書類が必要になる
書類をしまう場所を集中的に管理できるよう社内家具の入れ替え（IKEAの事例に掲載されています。)を行う。個人の机は引出がないものにする。
クリアーデスクが義務付けられ、社員が相互にチェックをし、机の上の書類が片づけてられていないと、警告がされる。
（警告が累積されると経営会議にかけられ懲戒処分になる場合がある）

もともと総務を専任しているスタッフがおらず、総務の仕事は社長がすべてしている状況。数か月後に産休に入る女性社員に総務系の仕事が振られる。産休中も総務系の仕事が社員全員で行われるようにするため、社内ポータルを手軽に立ち上げられるMicrosoft Office SharePointを導入し、総務系の情報を掲載し始める。

ある女性社員の発案で毎週金曜日の10:15~10:30まで社員全員で社内の掃除をすることになった。

身の回りの掃除をするのではなく、次のルールに沿って行う。
社内のエリアを5分割し、週替わりで割り当てられた場所を掃除する。このルールだと、だれが自分の机を掃除するのかわからないので、事前に机の上を片づけておかなければならなくなった。
個人情報が記載されている書類が放置されていたりすると警告対象となるので、自然と机の上がクリアーになる。