第12回 ペーパーレスカンパニー

まかない料理の第3回で金曜日のお掃除プロジェクトを紹介していますが、この発端はプライバシーマーク取得それからあまりにも雑然としている社内をきれいにしようという女性社員の発案によるものでした。

実際にプライバシーマークを取ったのはいいのですがどんどんと申請書類があふれかえり、遅刻・早退など毎日、印鑑を押し続けていた記憶があります。

たまたまですが、デザイナーの女性社員が産休に入るにあたり戻ってきてすぐにデザインは大変なので総務系の仕事を覚えてくださいとお願いしていました。彼女は産休に入る前に、その手続きの大半を共有しようと独学でMicrosoftのシェアポイントポータルサーバーに手続きを記録して共有。そこから申請ワークフローへ引きついだ人たちが進化させて、社員相互の協力でプライバシーマークの申請書類なども徐々に電子化されていったのです。

私の知らないところで。気が付いたらスキャナー無しでペーパーレス！とはいえ、スキャナーでPDFにしている紙はあまりなくて元来はEXCELとかWORDとかVISIOのファイルを共有している方が圧倒的に多い。ですので検索も簡単で、再利用できます。

元々、業務システムは自前で”未来かんり”があり仕掛りから請求、入金回収　さらに注文、支払、経費精算まで一元化されているので紙はいりません。これはDynamics　CRM上で構築されています。これも当然ですが検索は簡単、再利用あるいは統計、分析も容易です。SQLサーバーがDBですので。

契約書や領収書など外部に証拠として提出するための保管で書類はありますが、IKEAのキャビネット２つのみ。社内の書類はほぼこれだけ。一畳の三分の一程度の面積で済んでいます。

スキャナー無しでペーパーレスまでに捨てたゴミは２トントラック２台ほどでもオフィス面積で考えれば相当なものです。たぶん５坪くらいはあったのでは？

書類を探す手間も省けて、キャッシュレスにもなっていますので会社に来なくてもデザインやプログラミングも含めてリモートアクセスで自分のパソコンにログインして全て可能になっています。

便利なところはほかにもあります。全部の情報が共有できているので内部けん制が完全に効いているところ。一元化できているので重複もなくチェックコストがほぼゼロ。部署ごとや担当者ごとのズレもありません。

こういったスタイルになれば　ワークライフバランス（子育てや介護支援で自宅で仕事をしたり）はもちろんインフルエンザのパンデミック対策にもなります。紙がなくなって作業の無駄もなくなるので　もちろんECOですし。

ここ１，２か月で見学者も増えて感想もいただいています。

• 社団法人　N社見学会　” まさに「百聞は一見に如かず」でした！”
• 財団法人　N本部　” 多くの企業を訪問しているのですが、御社の取組みには、ビックリしてしまいました。”
• MS社　“いいだしっぺ“制度…とても素晴らしい社風と思います。取材に伺わせていただき、御社の社風に触れ大変勉強になりました。（昨日、早速机の上だけですが掃除をしました！）

こういった試みの大半が社員の発案によるものではあるのですがどれほどの快挙かあまりみんなに意識されていないのが現状です。少しでもこれらの試みが広がる事を願いつつノウハウの共有、伝達をビジネスを通じて拡大していこうと社員にも発破をかけつつあるところです。

COP１５で環境問題が取りざたされていますが、オフィスの無駄も劇的に減らすことができるはず。ITをきちんと利用すればCO2大幅削減は可能です。
我々の事例が示すように社員１人ずつが社内をきれいに快適にしようという意識でいてもらえれば。